Il Design Thinking applicato ad un progetto di organization design per una no-profit internazionale

Contesto e obiettivi

Il cliente

In questo caso studio parliamo di una famosa azienda no profit, una delle organizzazioni per i diritti umani più autorevoli e riconosciute a livello mondiale.
La sezione Italiana, nello specifico, opera su più livelli organizzativi e con un’ampia varietà di ruoli e responsabilità. Questa complessità interna, se da un lato rappresenta un punto di forza, dall’altro può creare sfide significative in termini di equità, chiarezza e distribuzione dei carichi di lavoro.

Analizzando le dinamiche interne, sono emerse alcune criticità che riguardavano l’equilibrio tra responsabilità e ruoli, la mancanza di trasparenza su alcune funzioni e la necessità di rendere l’ambiente di lavoro più motivante e produttivo.

Obiettivi

L’obiettivo è stato quello di favorire un ambiente di lavoro più equo e produttivo, adottando un piano di innovazione dei processi basato su un approccio bottom-up, in grado di coinvolgere attivamente tutti i livelli dell’organizzazione. Al centro di questo processo: l’analisi dell’equità dei ruoli, la comprensione delle dinamiche interne e la valorizzazione delle competenze di ciascun individuo.
L’organizzazione ha deciso di intraprendere un percorso strutturato di Organization Design, con il nostro supporto, per affrontare in modo sistematico le disparità esistenti, valorizzare le opportunità latenti e costruire una cultura organizzativa realmente partecipativa.

Approccio strategico

La nostra soluzione

Il progetto ha seguito un metodo articolato in due fasi principali.

Fase 1 – 68 interviste individuali (1to1)
Sono stati coinvolti 68 membri dell’organizzazione, inclusi i livelli di senior e middle management e gli officer operativi. Le interviste hanno avuto l’obiettivo di raccogliere informazioni dettagliate su:

• Funzioni e responsabilità effettive di ogni ruolo
• Percezioni interne sulle dinamiche di team
• Carichi di lavoro, criticità e aree di sovrapposizione o inefficienza

Fase 2 – Analisi dati e mappatura
Sulla base dei dati raccolti, si è passati a una fase di sintesi e mappatura analitica:

• Classificazione delle macroattività
• Analisi della distribuzione dei carichi di lavoro
• Identificazione dei ruoli, delle funzioni e delle aree di miglioramento

Il risultato è stata una rappresentazione trasparente dell’ecosistema organizzativo, utile a rendere evidenti gli squilibri e a supportare una redistribuzione più equa delle responsabilità.
In questo modo i partecipanti sono riusciti a visualizzare insieme i flussi di attività, riflettere sull’efficacia delle interazioni tra ruoli e mettere in discussione abitudini consolidate.
In alcuni casi, è stato proprio grazie a questi momenti che sono emerse soluzioni concrete per ottimizzare l’operatività, migliorare la comunicazione e rafforzare la motivazione interna.

Impatto e collaborazione

Risultati ottenuti

Il percorso ha generato impatti tangibili e misurabili:

• Chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità: ogni persona all’interno dell’organizzazione ha una comprensione maggiore del proprio ruolo, dei confini operativi e delle interazioni richieste.
• Equità organizzativa rafforzata: riequilibrare i carichi tra figure con responsabilità simili ha contribuito a ridurre le disparità e ad aumentare la coerenza interna.
• Efficienza operativa migliorata: grazie alla trasparenza emersa dai dati e ai suggerimenti raccolti nei workshop, è stato possibile snellire alcuni processi e migliorare la presa di decisioni.
• Cultura collaborativa rafforzata: l’approccio bottom-up ha stimolato un senso di responsabilità diffusa, alimentando una cultura della partecipazione e dell’ascolto interno.
• Maggiore motivazione e benessere: creare un ambiente in cui le persone si sentono ascoltate e coinvolte ha avuto un impatto diretto sul clima organizzativo e sulla soddisfazione lavorativa.

Questo processo ha contribuito a rafforzare la fiducia interna e a rendere il cambiamento compreso, non imposto. Il clima di confronto ha reso possibile affrontare anche le criticità più complesse con apertura e spirito costruttivo.

Conclusione

Questo caso studio mostra come un processo di Organization Design possa diventare una leva strategica per rafforzare la chiarezza dei ruoli, l’equità interna e la coesione organizzativa.
Attraverso un percorso partecipativo fondato sull’ascolto e sull’analisi dei dati, è stato possibile riprogettare in modo significativo i processi interni, rafforzare la motivazione del personale e creare le basi per una cultura organizzativa più equa e sostenibile.