Più accessibile, più usabile: la trasformazione della piattaforma HR di Data Services

Contesto e obiettivi

La sfida

Data Services si è trovata di fronte alla necessità di rinnovare il proprio complesso sistema di gestione delle risorse umane, composto da numerosi moduli interconnessi, basato su una tecnologia da modernizzare e che richiedeva un’importante evoluzione per migliorare l’esperienza utente e l’accessibilità.

Inoltre, si trattava della prima volta che Data Services collaborava con un team esterno specializzato in UX design, usabilità e accessibilità.

Unire le forze con Exeen significava affrontare la complessità di un software ampio e articolato, ma anche integrare nuove metodologie di design in un ambiente già consolidato.

Quali obiettivi chiave abbiamo deciso di perseguire?

• Partenza strategica: Anagrafica Dipendenti come punto di partenza;
• Creare un Design System scalabile applicabile a tutto l’ecosistema;
• Promuovere innovazione interna con formazione e nuove metodologie.

Il cliente

Data Services s.r.l. è un’azienda italiana con sedi a Treviso, Verona, Ancona e Foggia, con 40 anni di esperienza nel settore e specializzata in sviluppo software gestionali per commercialisti, consulenti del lavoro, associazioni di categoria ed imprese, e in soluzioni personalizzate per la gestione delle risorse umane.

Quale problema principale sentiva di dover risolvere?
Ri-modernizzare lato codice e interfaccia utente il software HR senza stravolgere le abitudini già consolidate del loro ampio bacino di utenti.

L’approccio proposto

L’approccio di Exeen è progressivo e collaborativo, basato sul concetto di “Hot Potato Process”, che ha richiesto una collaborazione continua con il team di sviluppo di Data Services.

Obiettivo: iterare rapidamente su ogni soluzione proposta, con continui passaggi tra design e sviluppo, per ottenere un prodotto finale ottimizzato sotto ogni aspetto.

Attività chiave proposte da Exeen:

• Ottimizzazione UX/UI del modulo “Anagrafica”, garantendo semplicità e accessibilità.
• Creazione di un Design System scalabile e applicabile a tutti i moduli HR.
• Formazione del team di sviluppo su Figma, Design System e Accessibilità.
• Affiancamento costante per integrare il Design System nei futuri sviluppi.

Ogni fase è stata affrontata con precisione, adattandoci alle esigenze e risolvendo le problematiche in maniera tempestiva, garantendo soluzioni mirate e risultati di alta qualità.

Il processo

Analisi

• Panoramica approfondita con il team di sviluppo;
• Analisi dell’as-is, architettura informativa e pattern;
• Analisi euristica dell’usabilità;
• Interviste 1to1 con il team di supporto clienti.

UX

Sketching e wireframe interattivi per esplorare idee e raccogliere feedback in tempo reale.

Design iterativo, centrato sulle esigenze degli utenti e sugli obiettivi aziendali.

UI

Design flessibile e personalizzabile, adatto a diversi brand e clienti.

• Scelte grafiche basate su coerenza estetica e funzionalità;
• Layout e tipografie accessibili;
• Esperienza visiva coerente e adattabile.

Handoff allo sviluppo

Consegna tramite Figma con documentazione dettagliata e plugin per i design tokens.

Obiettivo: standardizzare le decisioni visive e semplificare il lavoro degli sviluppatori.

Accessibilità

• Rispetto delle linee guida WCAG per progettare con inclusività;
• Contrasti ottimizzati per la leggibilità;
• Pattern e label coerenti per facilitare l’esperienza;
• Slide formative sui principi dell’accessibilità per il cliente.

Risultati ottenuti

• Semplificazione significativa della piattaforma per utenti con diversi livelli digitali.
• Navigazione più chiara grazie a una riorganizzazione dei contenuti.
• Meno pattern e più consistenti per migliorare efficienza e velocità operativa.
• Feedback chiari sulle azioni eseguite, per maggiore controllo e consapevolezza.

Una sinergia vincente

La collaborazione tra Exeen e Data Services, basata su co-design e dialogo continuo, ha generato risultati concreti.

Innovazione e metodologia si sono unite per trasformare un software complesso in un’esperienza fluida, inclusiva e moderna.

“Grazie alla collaborazione con Exeen siamo riusciti a riprogettare un modulo chiave dell’applicazione HR, mettendo l’Utente al centro delle nostre decisioni. Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo iniziale, grazie ad un approccio metodologico con degli step ben definiti, in cui Exeen ci ha guidato passo-passo. È stato un percorso di crescita professionale interessante e formativo!”

— D. Pellin – Responsabile Sviluppo software HR e Rilevazione Presenze