AlphaTauri: gestire il cambiamento degli utenti dal cartaceo al digitale.

Contesto e obiettivi

Introduzione

AlphaTauri è un team di Formula 1, parte del gruppo Red Bull, noto come estensione del marchio di moda omonimo.

Originariamente lanciato come Scuderia Toro Rosso, rappresenta una fusione unica di sport automobilistico e stile, promuovendo un marchio che combina l’eccellenza nelle corse con l’innovazione nella moda.

Nel mondo della Formula 1 ogni secondo conta, e l’efficienza logistica è un aspetto strategico per garantire che ogni componente del team sia al posto giusto, nel momento giusto. AlphaTauri ha quindi deciso di portare innovazione anche fuori dalla pista, affrontando una delle sfide più comuni ma sottovalutate: la gestione dei trasporti del personale, delle attrezzature e delle macchine da corsa.

Il team di design di Exeen è stato chiamato per affiancare il team di sviluppo di 4ward s.r.l..

La sfida

Prima della collaborazione con Exeen, la pianificazione avveniva tramite un documento Word, condiviso, modificato e stampato per ogni gara e per ogni componente del team AlphaTauri coinvolto nella trasferta. Questo sistema frammentato comportava:

• Tempi lunghi di aggiornamento e condivisione;
• Rischi di errore umano e informazioni duplicate;
• Scarsa tracciabilità delle prenotazioni e delle variazioni;
• Basso livello di automazione e inefficienza generale;
• Spreco di carta.

La richiesta da parte del team IT: trasformare un sistema analogico e dispersivo in una piattaforma digitale integrata, in grado di migliorare l’organizzazione logistica e offrire agli utenti un’esperienza moderna e intuitiva.

Il tutto, gestendo con attenzione il cambiamento culturale dal cartaceo al digitale.

Approccio strategico

Product e Software Design

Per rispondere a questa sfida, Exeen ha adottato un approccio collaborativo, mettendo al centro la comprensione dei processi esistenti e delle esigenze reali del team di logistica.

È stato avviato un percorso di co-progettazione con il team interno, basato su iterazioni rapide e confronto costante con gli utilizzatori finali. L’obiettivo era sviluppare una soluzione funzionale, scalabile e semplice da usare, pensata per essere adottata facilmente anche da utenti abituati a processi cartacei.

A partire da queste esigenze è stata progettata una piattaforma digitale personalizzata, costruita attorno ai reali bisogni emersi durante le fasi di lavoro condiviso.

Design e sviluppo

Analisi As-Is

Il primo step è stato analizzare i flussi preesistenti, basati su:

• Comunicazioni via e-mail e Word;
• Tabelle Excel condivise con informazioni duplicate;
• File PDF (che venivano stampati e distribuiti al personale) per raccogliere preferenze, orari e necessità di trasporto.

L’analisi ha evidenziato:

• Ridondanze e rischio di errore elevato;
• Mancanza di un sistema di validazione automatica;
• Difficoltà nel gestire modifiche last-minute.

UX Design

Una volta raccolti i requisiti e compresi i bisogni, è stata progettata un’esperienza utente semplice e funzionale, focalizzata su:

• Dashboard personalizzate, con accessi differenziati per logistica, amministrazione e membri del team;
• Flussi di inserimento dati guidati, per ridurre errori e velocizzare l’organizzazione;
• Gestione documentale integrata, per consultare in pochi clic tutta la documentazione necessaria al trasporto.

Ogni scelta di design era orientata a facilitare l’adozione del nuovo strumento digitale da parte di utenti abituati alla carta, senza rinunciare alla flessibilità e alla velocità data dalla familiarità con lo strumento.

UI Design

A livello visivo, la piattaforma richiama lo stile moderno e tecnico che contraddistingue AlphaTauri:

• Creazione palette cromatica professionale e coerente con il brand;
• Tipografia leggibile, anche in ambienti operativi ad alta densità informativa;
• Iconografia chiara, pensata per orientare l’utente in pochi secondi;
• Interfaccia responsive per l’utilizzo su desktop e tablet.

L’attenzione al dettaglio ha reso la UI non solo funzionale, ma anche gradevole e riconoscibile, riflettendo i valori di precisione e innovazione del brand.

Impatto e collaborazione

Risultati ottenuti

La piattaforma ha trasformato completamente la gestione logistica del team AlphaTauri, generando impatti concreti:

• Eliminazione completa della carta nei processi di pianificazione del trasporto;
• Riduzione significativa degli errori di comunicazione e pianificazione;
• Migliore tracciabilità delle trasferte e delle preferenze di viaggio;
• Velocizzazione del processo decisionale, grazie a dashboard aggiornate in tempo reale.

Una sinergia vincente

La collaborazione tra AlphaTauri ed Exeen è stata un esempio di co-design efficace tra tecnologia, operations e user experience.

Il successo del progetto si è basato su:

• Ascolto attivo e continuo degli stakeholder;
• Capacità di tradurre flussi complessi in interfacce intuitive;
• Un metodo di lavoro collaborativo, capace di adattarsi al ritmo e alle esigenze di un team abituato a lavorare sotto pressione.

In una realtà dove l’efficienza è tutto, la digitalizzazione della logistica interna ha rappresentato un passo decisivo verso un’organizzazione ancora più agile e sostenibile.

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