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Pubblicato il: 28 Aprile 20223,5 min di letturaTags: ,

Questo articolo costituisce la prima parte di una serie di articoli dedicati alla gestione documentale in azienda e, in particolare, ai seguenti argomenti:

  • Supporto che Exeen può offrire nel design e nell’ottimizzazione di una Web App dedicata alla gestione documentale.
  • Definizione del concetto di Gestione Documentale e approfondimenti sul significato di questo termine (per chi avesse necessità di approfondire)
  • Vantaggi e benefici che la Gestione Documentale “full digital” può portare nelle aziende.

Benefici della Gestione Documentale per le aziende

Riduce i costi di gestione e di conservazione

Il risparmio economico è forse uno dei benefici più evidenti tra quelli legati ad una Gestione Documentale "full digital" in azienda ed è dovuto ad una serie di fattori, tra i quali:

  • Riduzione dell'uso di carta, inchiostro per stampanti, schedari (questo comporta anche una riduzione dello spazio occupato dagli archivi e dai sistemi di stoccaggio documenti).
  • Riduzione dei tempi di ricerca e trasmissione dei documenti (perché i documenti digitalizzati possono essere ricercati molto più velocemente)
  • Riduzione delle risorse umane necessarie alla gestione degli archivi documentali (e del tempo che ogni risorsa deve destinare, individualmente).
  • Semplificazione ed ottimizzazione dei flussi di lavoro interni, con conseguente risparmio di tempo e, quindi, di denaro.

Snellisce i processi approvativi

Portando tutta la documentazione aziendale su archivi digitali (server, database) diventa possibile orchestrare digitalmente le transazioni aziendali basate su documenti, nonché gestire i processi approvativi (grazie all'apposizione di firma digitale).

Così la Gestione Documentale "full digital" semplifica il ciclo approvativo di ogni documento e fa sì che possa essere gestito sia tramite computer desktop, sia tramite mobile device.

Consente la firma digitale da remoto

Grazie alla firma digitale da remoto, si ha la possibilità di snellire tutti i processi approvativi sui documenti gestiti digitalmente. Questo elimina i passaggi di mano che possono rallentare gli iter, influire sulla competitività, portare allo smarrimento di informazioni vitali per l'azienda.

Attiva e semplifica lo smart working

La possibilità di avere tutti i documenti gestiti tramite cloud ne consente l'accesso a tutte le persone autorizzate (potendone gestire, ovviamente, i livelli di autorizzazione). Questo fa sì che l'ufficio e i suoi processi possano essere davvero decentralizzati, andando incontro a modalità di smart working realmente performanti.

Garantisce inalterabilità della documentazione

I documenti aziendali devono necessariamente essere autentici, nonostante le possibili modifiche che, nel tempo, può capitare che vengano apportate. Grazie alla Gestione Documentale questo non accade, perché si conserva sempre la copia autentica di ogni documento.

Rende i documenti sempre disponibili

Grazie alla tecnologia cloud e alla digitalizzazione dei documenti, le informazioni e i documenti aziendali sono disponibili online (solo per quelli che vi hanno accesso). Questo li rende sempre disponibili e facilmente accessibili, per ogni evenienza (smart working, lavoro in mobilità, accesso a documenti e cataloghi da parte di sales e marketing, repository di informazioni per tutti i reparti, ecc.).

Applicativi web per la Gestione Documentale

Che cosa succede quando un’azienda comprende di aver bisogno di un applicativo per la Gestione Documentale? E quando una software house decide di sviluppare il proprio sistema di Gestione Documentale?

In entrambi i casi, succede… Exeen! Ovvero, succede che le realtà più strutturate decidano di appoggiarsi ad un partner esperto in Digital Transformation, Service Design e UX/UI Design, per poter ottenere tutte le competenze che servono per sviluppare un servizio funzionale, facile da utilizzare e realmente in grado di soddisfare le aspettative di tutti gli stakeholder.

Allo sviluppo di Web Application per la Gestione Documentale con il supporto di Exeen abbiamo dedicato un articolo specifico, per chiunque volesse approfondire l’argomento.

Dedicati ad Aziende, Start-up, Scale Up

C’è qualcosa che accomuna aziende consolidate, con un lungo passato alle spalle, giovani startup che intraprendono il loro viaggio sul mercato, scale-up che fanno i loro primi investimenti per crescere ed affermarsi: Exeen può configurarsi come un partner capace di fare la differenza e di fornire consulenza e supporto nella Digital Transformation, nell’Innovation Management, nel Business Design. E, ancora, in attività di UX/UI Design, Brand strategy e Service Design.

Per conoscere meglio Exeen, la sua offerta e i progetti in corso, potete visitare www.exeen.it

oppure entrare in contatto con noi su Linkedin.

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Aspettiamo di conoscere il tuo entusiasmante progetto!