Questo articolo costituisce la prima parte di una serie di articoli dedicati alla gestione documentale in azienda e, in particolare, ai seguenti argomenti:

• Supporto che Exeen può offrire nel design e nell’ottimizzazione di una Web App dedicata alla gestione documentale.
• Definizione del concetto di Gestione Documentale e approfondimenti sul significato di questo termine (per chi avesse necessità di approfondire)
• Vantaggi e benefici che la Gestione Documentale “full digital” può portare nelle aziende.

Gestione documentale: vantaggi e soluzioni

Nelle aziende strutturate è naturale che, prima o poi, si ponga la questione della gestione documentale. Qualcosa che va al di là della semplice conservazione e ben oltre la dematerializzazione e la conservazione dei documenti.

Gestione documentale significa compiere un importante passo nel mondo della digital transformation, analizzando i processi aziendali e i documenti attorno ai quali questi orbitano, per aumentare il grado di efficienza, sicurezza e automazione di tutti i passaggi.

Portare la gestione documentale in azienda significa intervenire, contemporaneamente, su:

• Mindset delle persone
• Applicativi che queste utilizzano
• Analisi del processo as-is (ovvero, come l’azienda sta gestendo i documenti nel momento in cui decide di passare alla gestione documentale)

Così da portare una reale trasformazione nel modo di lavorare e nelle modalità con le quali si producono, si gestiscono e si conservano i documenti. Insomma, una vera e propria digitalizzazione di un processo aziendale, primo passo verso una più ampia e profonda digital transformation.

Gestione documentale: di che cosa si tratta?

Tutti i processi fondamentali di un’azienda generano documenti e necessitano di documenti per la loro esistenza, per il loro svolgimento e per la conservazione di una memoria storica ordinata, consultabile e conservata in sicurezza.

Definire e condividere i flussi di lavoro, poterli visualizzare e analizzare, permette di prendere decisioni e fare pianificazioni in modi assolutamente nuovi, che consentono di portare a risultati di efficientamento spesso inaspettati. Attività, queste ultime, che rientrano all’interno di una categoria più ampia (quella del Business Process Management), della quale la Gestione Documentale è una parte. Una parte che – forse è superfluo specificarlo – negli ultimi anni ha potuto beneficiare tantissimo delle nuove tecnologie, della Digital Transformation e delle risorse (sempre più potenti) che software e applicativi aziendali possono vantare.

Oltre la dematerializzazione dei documenti

Quando si parla di Gestione Documentale non bisogna pensare (soltanto) alla dematerializzazione dei documenti. Infatti – come è facile immaginare – non basta digitalizzare i documenti cartacei (magari con un software di Optical Character Recognition, o OCR) e conservarli in una cartella condivisa.

La digitalizzazione dei documenti è solo una parte di un processo di Gestione Documentale capace di fare la differenza e di portare reali benefici nelle aziende. Infatti, perché tutto funzioni, serve un software capace di integrare i documenti tra loro, in base a specifiche esigenze (dettate dal workflow o dagli stakeholder), mettendoli a disposizione delle business unit coinvolte, creando un flusso di informazioni condiviso, costante e completo.

La Gestione Documentale "full digital"

Quando tutti i documenti legati ad un intero processo sono digitalizzati, integrati, conservati e condivisi, allora si può parlare di Gestione Documentale "full digital".

Una soluzione che consente di avere il controllo sull’intero processo e su tutti i documenti generati nella sua storia.

Tutti i documenti interessati dalla digitalizzazione di questo processo aziendale, naturalmente, saranno facilmente ricercabili e consultabili da tutte le persone coinvolte, e conservati in sicurezza (su cloud o in locale, secondo le preferenze dell’azienda). Proprio perché tutto risulti integrato e funzionale, l’architettura dell’informazione del sistema documentale sarà co-progettata con gli stakeholder, per essere certi che le esigenze di tutti siano prese in considerazione e, dunque, soddisfatte.

Massima accessibilità ai documenti aziendali

Quando si procede alla digitalizzazione dei documenti, i file vengono salvati su cloud, così che tutti i reparti e gli stakeholders autorizzati possano accedervi in mobilità, da qualsiasi luogo.

Questo semplifica la gestione dei documenti interni, ma anche l’accesso a presentazioni, listini, cataloghi e altri documenti pensati per la condivisione con partner, clienti e prospect.

Web Application per la Gestione Documentale

Che cosa succede quando un’azienda comprende di aver bisogno di un applicativo per la Gestione Documentale? E quando una software house decide di sviluppare il proprio sistema di Gestione Documentale?

In entrambi i casi, succede… Exeen! Ovvero, succede che le realtà più strutturate decidano di appoggiarsi ad un partner esperto in Digital Transformation, Service Design e UX/UI Design, per poter ottenere tutte le competenze che servono per sviluppare un servizio funzionale, facile da utilizzare e realmente in grado di soddisfare le aspettative di tutti gli stakeholder.

Allo sviluppo di Web Application per la Gestione Documentale con il supporto di Exeen abbiamo dedicato un articolo specifico, per chiunque volesse approfondire l’argomento.

Benefici della Gestione Documentale in azienda

Tutti i benefici che la gestione documentale può portare in azienda sono trattati più nel dettaglio in un articolo dedicato, ospitato in Ex-in, il nostro blog. Qui forniamo un semplice elenco degli aspetti principali, per chi non ha tempo di approfondire:

• Riduzione dei costi di gestione / conservazione
• Snellimento dei processi approvativi (con possibilità di firma digitale)
• Inalterabilità della documentazione
• Disponibilità dei documenti e facilità di consultazione
• Semplificazione di smart working / remote working

Dedicati ad Aziende, Start-up, Scale Up

C’è qualcosa che accomuna aziende consolidate, con un lungo passato alle spalle, giovani startup che intraprendono il loro viaggio sul mercato, scale-up che fanno i loro primi investimenti per crescere ed affermarsi: Exeen può configurarsi come un partner capace di fare la differenza e di fornire consulenza e supporto nella Digital Transformation, nell’Innovation Management, nel Business Design. E, ancora, in attività di UX/UI Design, Brand strategy e Service Design.

Per conoscere meglio Exeen, la sua offerta e i progetti in corso, potete visitare www.exeen.it oppure entrare in contatto con noi su Linkedin.